החזר הוצאות
במסגרת התקציב הרבעוני ניתן להגיש החזרי הוצאות לפי הדגשים הבאים:
- סך כל קבלה עד 150 ₪ ויכלול את פירוט הרכישה. (אין לבצע רכישות בהיקף העולה על 150 ₪ ולדרוש מהספק מספר חשבוניות ע”ס 150 ש”ח כל אחת במקרה כזה הכסף לא יוחזר)!
- יש למלא טופס החזר הוצאות בחתימת הרכז ולצרף את הקבלות המקוריות בלבד. (חתימת הרכז מהווה אישור לרכישות שבוצעו).
- ניתן לרכוש רק ציוד מתכלה ולא רכוש קבוע.
- הרכישות מיועדות לשימוש ילדי הצהרון/ הקייטנה בלבד, אין לבצע רכישות עבור הצוות כגון מתנות, כיבוד וכדומה, כמו”כ אין לשלם עבור נסיעות במוניות.
- אגף חינוך משלים הינו אחראי למהות הרכישות, חתימת מנהל אזור על טופס “החזר הוצאות”/ קופה קטנה מעידה על בדיקת ואישור המהות.
- במידה ונדרש לרכוש ציוד בסכום העולה על 150 ₪, יש לפעול עפ”י נהלי הרכש של העמותה. (ראה סעיף תשלומים לספקים בהמשך)
- ניתן להגיש החזר הוצאות עד 30 יום מיום הקניה.
החזרי הוצאות יוחזרו לרכז/ת בתי הספר בלבד. (לא יבוצעו החזרי הוצאות למדריכים).
תשלום לספקים
ברכישת פעילות/ סחורה מספק חיצוני יש לפעול עפ”י נהלי הרכש של העמותה להלן:
ככלל יש לבצע את הרכש דרך הספקים הקבועים של העמותה שעברו הליכי הצעות מחיר /קול קורא/מכרז. ספקים אלה חתומים על הסכם התקשרות עם העמותה לכן יש לרכוש דרך העמותה בלבד. (אנו נשלם להם ישירות ולא דרך החזר הוצאות)
ככל שנדרשת התקשרות עם ספק אחר יש לקבל אישור טרם יציאה לרכישה ממנהל המחלקה. כל התקשרות דורשת קבלת 2 הצעות מחיר ובכל מקרה התקשרות בודדת לא תעלה על סכום של 3,000 ₪.
בהגשת החשבונית יש להקפיד על צרוף המסמכים הבאים:
- אישור ניכוי מס וניהול ספרים בתוקף.
- אישור ניהול חשבון בנק
- חשבונית מקורית מהספק
- חשבוניות חתומות דיגיטלית- יש לשלוח למנה”ח במייל מלבד ההדפסה
העסקת עובדים
- באחריות הרכזת לפעול בהתאם למספר המסגרות שאושרו ע”י חשב העמותה בלבד.יובהר כי אין להעסיק עובדים מעל מספר המסגרות שנקבעו.
- באחריות הרכזת לוודא כיכל המסמכים הקשורים לשכר יגיעו בשלמותם למשרדי העמותה בעת חתימת החוזה – תלוש שכר, תאום מס , חוזה העסקה, טופס 101 וכל מסמך אחר ככל שיידרש .
- עובד שמסמכיו יגיעו לאחר סגירת שכר יקבל הפרשי שכר בחודש העוקב תוך ניכוי עלות התלוש.
- כל עובד נדרש לחתום על חוזה העסקה דרך מערכת בקשות העסקה טרם תחילת העבודה בפועל – אין אישור להעסיק עובד טרם חתימתו על חוזה
- גברים – חובה להציג אישור בגיר מקורי וחתום המיועד לעמותת לביא טרם תחילת הפעילות.
- דיווח נוכחות חודשי ייעשה בהחתמת נוכחות במערכת זמן אמת עד ל30/31 לכל חודש.
- על הרכז/ת חלה חובה לדאוג לבצע בקרה חודשית ולחתום על דוחות נוכחות חודשיים של כל עובדיה במערכת זמן אמת.
העסקה של קרובי משפחה באותו מוסד – אסורה.
- העסקה של עובדים המועסקים דרך עיריית ירושלים ללא אישור עבודת חוץ מעיריית ירושלים – אסורה.
- רכזים, מדריכים, סייעות או כל עובד אחר המועסק בעמותת לביא בשכר לא יוכל לעבוד עם העמותה כספק.
חל איסור מוחלט לשלם גם על פי חשבונית/דרישה/קבלה וגם בשכר.
עובד שסיים העסקתו (בתלוש שכר) וטרם עברה חצי שנה, לא יוכל לעבוד כספק.
רישום וגביה
- השתתפות בצהרון מותנית ברישום ותשלום!
- ילד שלא מופיע ברשימות התוכנית = לא רשאי להשתתף (השארת הילד עם מבוגר עד להגעת ההורה).
- במהלך השנה – דיווח מידי על כל גריעה/הוספה של הילדים.
- תקציב וכמות הזנה יקבעו על בסיס הרשימות במערכת ולא דיווחי רכז!
- ביטול ושינוי תכנית יבוצע–באמצעות מילוי ‘טופס ביטול’ על ידי ההורה בלבד באופן מקוון באתר העמותה או באמצעות שליחת טופס במייל לכתובת [email protected]. במידה ולא נתקבל אישור תוך 72 שעות על ההורה לוודא שטופס הביטול התקבל בטלפון 02-5822070. ביטולים עד לתאריך 31/12/2023 יחויבו בעמלת ביטול עסקה (100 ₪ או 5% הנמוך מבניהן) ביטולים לאחר תאריך זה יחויבו בעמלת ביטול בגובה חודשיים פעילות. ביטולים יאושרו ע”י מחלקת גביה ורישום בלבד.
- ניצנים–רישום לאחר פתיחת התוכנית יחויב בתשלום עבור חודש נוסף.
- הצהרת בריאות – ההורים ממלאים בעת הרישום באינטרנט. במידה ובוצע רישום בדרך אחרת יש לוודא שההורה ממלא טופס מקוון דרך אתר העמותה ומצרף אישור רפואי. באחריות הרכז לוודא שיש לו העתק של הצהרות הבריאות של התלמידים להם נמצאה בעיה בריאותית. ניתן לצפות בהצהרות הבריאות באזור אישי לרכז באתר העמותה, על הרכז לקרוא את כלל הצהרות הבריאות ולוודא כי הוא מכיר את הבעיות הרפואיות של התלמידים במידה וקיימות.
- אחת לחודש ישלח דוח מהעמותה לגבי מצב התשלומים של משתתפי התוכניות השונות. על הרכז לעדכן בהתאם את ההורים על חובות שלא שולמו.
- דיווחי נוכחות – יש למלא נוכחות יומית באמצעות האזור האישי לרכז באתר העמותה, באחריות רכז האזור לוודא כי הרכז הבית ספרי מילא נוכחות בכל חודש.
- תלמידי חנ”מ- יש להעביר רשימה של תלמידי החנ”מ הרשומים לצהרון באמצעות רכז האזור לחשב העמותה או למנהל מחלקת גביה ורישום לצורך פתיחת מסגרת חנ”מ. מסגרת חנ”מ תאושר ע”י חשב העמותה בלבד.